El dato que suele vivir en la cabeza de alguien
Quién puede dar reformer, quién solo mat, quién no puede los jueves por la tarde y quién está de vacaciones en agosto. En la mayoría de estudios eso no está escrito en ningún sitio: está en la memoria de la propietaria.
Funciona hasta que hace falta a las once de la noche, o hasta que la propietaria está de baja, o hasta que el estudio crece lo suficiente como para que no quepa en una cabeza. Y el momento en que falla es siempre el peor.
Escribirlo una vez es lo que convierte «tengo que pensar a quién llamo» en algo que el sistema ya sabe.
Disponibilidad: la ventana semanal y sus excepciones
Cada instructora tiene una ventana semanal —los tramos en los que puede trabajar— y encima de ella dos tipos de excepción para lo que no se repite:
Las vacaciones y las bajas se convierten en bloqueos de los días que ocupan, así que no hay dos sistemas paralelos que puedan contradecirse: una sola tabla decide si alguien está disponible.
La propia instructora puede mantener esto al día desde su móvil sin pedirte nada, que es lo que hace que el dato siga siendo cierto dentro de tres meses.
Quién ve qué
Un estudio con recepción y varias instructoras no puede trabajar con un único usuario compartido. Hay cuatro roles con alcances distintos, y la separación no es cosmética.
Dos casos concretos por los que esto importa: recepción no ve el detalle de salud de una alumna —lo necesita quien da la clase, no quien cobra—, y una instructora no puede crear ni borrar clases de otras, solo editar las suyas.
Horas, tarifas y liquidación
Las clases impartidas ya están registradas; lo que faltaba era convertirlas en un número. Cada instructora tiene su tarifa por hora y la liquidación mensual se calcula desde las clases que realmente dio.
Y si la tienes contratada por horas, apunta sus horas semanales de contrato y cada mes verás las tres cifras que hacen falta para saber si le estás dando lo que le pagas: las asignadas (lo que tiene en el calendario), las realizadas (lo que ya ocurrió) y la diferencia respecto a su contrato. La equivalencia mensual usa la convención de nómina de siempre —52 semanas entre 12—, así que 12 h a la semana salen 52 al mes y no 48: cuadra con lo que espera tu gestoría.
El riesgo que no se ve hasta que se va
Hay un dato que ningún estudio mira hasta que es tarde: qué parte del horario depende de una sola persona. No es un problema mientras esa persona esté — y es un problema muy serio la semana en que avisa de que se va.
Verlo a tiempo da margen para repartir formatos, meter a otra instructora en las clases que solo lleva una, o simplemente saber a qué te expones. Es información para decidir, no una alarma.
Cuando ya sabes quién cubre: pasar sus clases de una vez
Una baja de tres semanas o un cambio de cuadrante no es una sustitución que haya que buscar: es una decisión que ya has tomado y que hay que ejecutar. Eliges a quién pasan sus clases y entre qué fechas, y se mueven todas.
Y de aquí sale la cobertura de bajas
Todo lo anterior tiene una consecuencia directa: cuando alguien no puede dar su clase, el sistema ya sabe quién puede cubrirla sin preguntarte nada. Esa es la parte que más se nota, y tiene su propia página en sustituciones.